近年、職場でのコミュニケーション不全が問題になっていることを知っていますか？新型コロナウィルスをきっかけにテレワークやフリーランスなど、今まで以上に働き方が多様化しました。自由な働き方を選択できるようになった反面、組織は上司と部下、職場の環境が適切に機能している状態なのか把握しておく必要があります。もしも、コミュニケーションが不足していると早期離職やパフォーマンス低下など、会社が機能しなくなるリスクがあります。そこで今回は、コミュニケーション不全について企業や組織が向き合うべき課題や原因、解決するための仕組みなどを紹介します。ぜひ最後までご一読ください。
組織を蝕む「コミュニケーション不全」とは
コミュニケーション不全とは、共通認識が曖昧で相互理解ができておらず、本来の機能を果たせていない不完全な状態のことをいいます。新型コロナウィルスの影響もあり、働き方が多様化して職場に出社することなく仕事をこなすことができるような世の中になりました。自由な働き方ができ、労働者の働き方の選択肢が広がった反面、管理者にとってはメンバーとの関係をどう築いていくかが課題となっています。例えば、上司から部下に向けて「〇〇をいつまでにお願いしたい」と伝え、指示した内容を任せたつもりでも、部下は「指示はされたが、出来るかどうか返答していない」などミスコミュニケーションが発生してしまうことがあります。任せた上司も引き受ける部下にも、改善しなければいけない点がありますが、ミスコミュニケーションが続くとお互いに信頼することができず、不満やストレスが溜まり本来期待できるパフォーマンスを発揮できなくなってしまうのです。
コミュニケーション不全はなぜ問題か
では、このコミュニケーション不全が起こることで、企業や組織にとってどんなリスクが生じてしまうのでしょうか。まずは、コミュニケーションがスムーズに行われず不完全な状態の場合に考えられるリスクについて紹介します。
- コミュニケーション不足による情報伝達ミスでトラブルが発生する
- 業務の属人化が進み、連携が上手くいかず不測の事態に対応できなくなる
- 認識の齟齬が生まれやすく、人間関係が悪化する
- 自分の行動に自信が持てず、萎縮してしまう
- 新人などの育成スピードが鈍化する
人間関係がよくない職場などで、ありがちな事象ばかりです。コミュニケーション不足により情報が滞ると、必要なところに必要な情報が行き届かず、結果としてそれぞれの動きがちぐはぐになり、足並みが揃わないまま業務が進んでしまいます。コミュニケーション不全が考えられる場合には、早めに対処しなければいけません。もしも、コミュニケーション不全を改善できずに、状態が悪化してしまうと、エンゲージメントの低下や離職率増加、ストレスによる休職者増加など、会社が健全な状態で機能しなくなります。社内コミュニケーションが上手くいかないと業務がスムーズに進まないだけでなく、パフォーマンスにも影響が出て余計なコストが発生する可能性もあります。
コミュニケーション不全の原因
コミュニケーション不全が問題であることが認識できたところで、そもそもなぜコミュニケーション不全が生じてしまうのか気になった方も多いのではないでしょうか。ここでは社内コミュニケーションが不足してしまう原因について紹介します。
①業務が忙しすぎる
本来、健全な社内コミュニケーションは、社員同士がお互いの情報やスキルを共有してよりよい関係を築いている状態を行っている状態であるべきです。しかし、任せられている仕事が業務過多になっていたり、非効率な作業ばかりであると、周りとコミュニケーションをとる暇がなくなってしまうケースが多いようです。
②仕組みが不足している
同じ職場で仕事をしている以上、知っておかなければいけない情報が山ほどあります。しかし、その膨大な情報を管理する仕組みがアナログであったり、必要な人が閲覧できるような仕組みになっていないと、無駄なコミュニケーションを必要とし、結果として必要な人に情報が届かず、情報共有が不足してしまう原因となります。
③報告・連絡・相談が習慣化していない
普段から報告・連絡・相談のホウレンソウが出来ていないことも原因といえます。気軽に挨拶を交わす職場や「最近どう？」といったちょっとした会話ができる職場では、その声を掛けたことをきっかけに報告・連絡・相談がしやすいです。”時間を取ってしまうのが申し訳ない”と神経質にさせないことも大切です。
今の会社の現状と課題を確認
では、今の会社の現状はどうなのか。課題があるのかどうか確認してみましょう。
まず、視野を広くし、組織の風土や社風がコミュニケーション不全を招いていないか確認してみましょう。経営陣がそもそもコミュニケーションを重要視していないと、”コミュニケーションは必要最低限に済ませたい”といった雰囲気になりやすいです。さらに、コミュニケーションを取っていること自体が珍しく目立ってしまうこともあるため、日頃から社員同士が会話ややり取りをしている雰囲気なのかどうかチェックすることは大切です。
次に、円滑さを重視したがために、対面コミュニケーションが減少していないかも確認してみましょう。ITツールなどの普及は便利なものの、人とのコミュニケーションを減らしてしまう傾向にあります。円滑に進めたい部分と情報共有や共通認識を持てる部分との線引きが適切なのかどうかチェックしてみましょう。
コミュニケーションの課題を解決する「意識」
社内コミュニケーションを活性化させるためには、社員同士のコミュニケーション量自体を増やすことが有効的な解決策といえます。まずは各メンバーがコミュニケーションを取る頻度を増やせるように、挨拶や雑談をしやすい時間や場所を設けてみるなど、ちょっとした意識でコミュニケーションをとるキッカケを提供してみてはいかがでしょうか。
社内のコミュニケーションを活性化させる仕組み
社内のコミュニケーションを活性化させるためには、ちょっとした仕組みに力を入れてみるのもおすすめです。そもそも会話が少ない職場の場合には、各メンバーの理解が乏しい傾向にあります。そのため、個々のメンバーがそれぞれのことを知れるように「社内報を出す」「昼食時に気軽に話せるフリースペースを設ける」「社内研修」などを開催するのが効果的です。
さらに、お互いの一日のスケジュールが分かるような共有ツールを用いるのもおすすめです・コミュニケーション不全に陥りやすい職場では、お互いのスケジュールシェアができておらず、「この後予定が入っているのに、タスクを増やさないでほしい」など不満が募りやすい傾向にあります。そのため、スケジュールを公開しお互いがシェアしやすい仕組みを取り入れることで、不要なコミュニケーションは避けて円滑なやり取りが期待できます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回はコミュニケーション不全について企業や組織が向き合うべき課題や原因、解決するための仕組みなどを紹介してきました。コミュニケーション不全とは、共通認識が曖昧で相互理解ができておらず、本来の機能を果たせていない不完全な状態のため、ミスコミュニケーションが続くとお互いに信頼することができず、不満やストレスが溜まり本来期待できるパフォーマンスを発揮できなくなります。まずは、コミュニケーション不全の原因や問題を理解した上で、会社の現状や課題の有無についてしっかり向き合うことが大切です。該当する職場や原因となる事象がある場合には、早期に対応するようにしましょう。必要に応じて、ITツールを導入したり会社にちょっとした仕組みを取り入れるだけで解決できるかもしれません。ぜひ参考にしてみてください。
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